Tipps für eine gute Videokonferenz im Homeoffice
Viele Unternehmen sind in den nächsten Wochen auf den Einsatz von Videokonferenz-Software angewiesen. In größeren Unternehmen sind Videocalls an der Tagesordnung. Für diejenigen unter Euch, die noch nicht soviel Erfahrung haben, sind hier ein paar Tipps von uns Bild- und Ton-Profis.
Wenn man zum ersten mal Videocalls als Werkzeug in der Kommunikation einsetzt, ist es ratsam, sich mit den grundlegenden technischen Rahmenbedingungen auseinander zu setzen. Die Wahl der richtigen Software obliegt zumeist dabei der IT-Abteilung im Unternehmen. Die meisten unserer Kunden nutzen Google Talk oder Skype über Microsoft Teams. Alle Teilnehmer sollten sich im Vorfeld vergewissern, dass sie die Funktionen der Software kennen und beherrschen.
Die richtige Umgebung
Der Raum sollte nicht zu groß sein. In kleineren Räumen hat der Schall weniger Reflektionsmöglichkeiten und es entsteht kein unangenehmer Raumhall. Je mehr Möbel und Objekte im Raum sind und je kleiner der Raum ist, desto besser. Ein Raum mit Teppich und Gardinen vor den Fenstern oder auch mit einem großen Bücherregal ist immer eine gute Wahl. Glatte Oberflächenstrukturen wie Fliesenböden und große Fenster ohne Gardinen sind eher nicht zu empfehlen, da diese glatten Oberflächen den Schall extrem reflektieren.
Das richtige Licht
Für ideales Licht empfehlen wir, sich parallel oder frontal vor ein Fenster zu setzen. Das Licht sollte immer von vorne oder seitlich auf das Gesicht treffen und niemals von unten oder oben. Situationen mit Gegenlicht (z.B. Fenster oder starke Lampen hinter der Person) unbedingt vermeiden. Sollte keine Beleuchtung durch Fensterlicht möglich sein, ist es sinnvoll, sich frontal vor eine Wand zu setzen, die von einer Lampe indirekt beleuchtet wird. Hier gilt: einfach mal ausprobieren und kreativ werden. Die anderen Teilnehmer werden es Ihnen danken. Verpixelte und dunkele Bilder werden durch die Kompressionen der Software noch weiter verschlechtert.
Der gute Ton
Beim Ton ist es am wichtigsten, auf Hintergrundgeräusche zu achten und ablenkende Gadgets sowie die Benachrichtigungen am Computer auf lautlos zu stellen. Man sollte möglichst nah am Mikrofon des Laptops sitzen und Kopfhörer nutzen, um unangenehme Rückkopplungen zu vermeiden. Ein gutes Headset ist ein sinnvolles Upgrade, wenn in der nächsten Zeit viele und längere Videocalls stattfinden. Eine gute Wahl ist dabei immer die Marke Sennheiser. Alle Teilnehmer, die gerade nicht sprechen, sollten Ihre Mikrofone stumm schalten und erst dann scharf stellen, wenn Sie auch wirklich sprechen. Andernfalls kann es zu Tonproblemen und Störgeräuschen kommen.
Ein paar Kommunikationstipps
Vor Beginn des eigentlichen Calls sollte der Call Leader kurze Verhaltensregeln definieren und die Agenda vorlesen (die im Vorfeld schon bei der Terminierung kommuniziert wurde). Bei der Begrüßungsrunde kann direkt gecheckt werden, ob alle gut zu verstehen sind oder ob es technische Probleme gibt. Hier gilt die Grundregel: Langsam, deutlich und der Reihe nach sprechen. Zuweilen gibt es Tonprobleme bei der Übertragung, wogegen es helfen kann, wenn man langsamer spricht. So muss nicht alles wiederholt werden, wenn nur kurze Teile nicht verständlich waren (außer bei kritischen Infos – da unbedingt wiederholen!). Vieles ergibt sich zudem aus dem Kontext. Die aktive sprechende Person sollte in die Kamera sprechen und nicht sich selber auf dem Monitor zuschauen. So entsteht ein Augenkontakt und damit eine direktere Ansprache. Wenn jemand was zu sagen hat (z.B. bei Ergänzungen, Kommentaren und Fragen), kann über Handzeichen (aufzeigen oder Hand neben das Gesicht halten) angezeigt werden, dass man als nächstes sprechen möchte.
Und das Wichtigste: Das Lächeln nicht vergessen!
